Документы подрядчика для заказчика

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "СЛУЖБА ЗАКАЗЧИКА АДМИНИСТРАЦИИ ПУШКИНСКОГО РАЙОНА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА"

Инструкция для Заказчиков и Подрядчиков при исполнении Контрактов на подрядные работы

Действия Заказчика при исполнении Контрактов на подрядные работы:

До начала проведения работ (не менее чем за два рабочих дня до даты начала работ по Контракту) Заказчик должен подготовить объект для выполнения работ, представить в Службу заказчика следующие документы:
Заявку с просьбой о направлении специалиста технического надзора;
Копию титульного листа Контракта;
Копию Контракта со всеми приложениями (сметы, график производства работ, технические и функциональные характеристики оборудования, прочее).
Составляет акт приемки-передачи объекта в работу (3 экз.) и не менее, чем за 2 рабочих дня приглашает (письменно, по электронной почте или факсу) Подрядчика и специалиста технического надзора для передачи объекта в работу и подписания акта.
В ходе выполнения работ своевременно сообщает специалисту технического надзора о выявленных нарушениях и недостатках.
При приемке выполненных работ, Заказчик должен в течение определенного количества дней, указанного в Контракте, с момента предоставления Подрядчиком акта приемки выполненных работ на объекте приемочной комиссией, осуществить приемку выполненных работ на соответствие их количества, объема и качества требованиям, установленным в Контракте, и оформить результаты такой приемки подписанием акта приемки выполненных работ:
Назначить приказом приемочную комиссию и дату приемки выполненных работ
Уведомить (письменно, по электронной почте или факсу) Службу заказчика (специалиста технического надзора) и Подрядчика о дате приемки выполненных работ;
В случае надлежащего результата работ, принять в составе комиссии объект в эксплуатацию по Акту приемки выполненных работ;
При обнаружении комиссией в ходе приемки объекта недостатков и дефектов в выполненной работе, либо если не были выполнены в полном объеме условия Контракта, либо указанные условия выполнены ненадлежащим образом, в случае полного или частичного невыполнения указаний, содержащихся в журнале ведения работ, а также при наличии иных недостатков, составляется акт, в котором фиксируется перечень дефектов и недоделок и сроки их устранения Подрядчиком.
Приемка объекта производится только после выполнения всех работ в полном соответствии с условиями Контракта, а также после устранения всех дефектов и недостатков.
После приемки работ совместно со специалистами технического надзора подписать документы Подрядчика (акт приемки выполненных работ, акты по форме КС-2 и КС-3, прочие документы для оплаты).

Действия Подрядчика при исполнении Контрактов на подрядные работы:

Принять объект для выполнения работ и приступить к работам в сроки, определенные Контрактом, подписать:
акт приемки-передачи объекта в работу – 3 экз.
Передать Заказчику следующие документы:
Приказ о назначении лица, ответственного за производство работ, противопожарную безопасность и охрану труда, заверенный подписью и печатью. – 1экз.
Список рабочих и ИТР задействованных при производстве работ с указанием паспортных данных, заверенный подписью и печатью. При привлечении к работам иностранной рабочей силы дополнительно необходимо предоставить копии разрешений на работу, выданных УФМС по Санкт-Петербургу.
Проект производства работ (ППР).
Прочее, по требованию Заказчика.
В ходе выполнения работ иметь на объекте и вести надлежащим образом:
Журнал производства работ по форме КС-6;
Журнал специальных работ (если такие проводятся);
Журнал входного учета и контроля качества получаемых деталей, материалов, конструкций и оборудования;
Журнал авторского надзора (при необходимости);
Сертификаты (соответствия, пожарные, гигиенические), при использовании материалов и оборудования, подлежащих сертификации – декларации о соответствии, технические паспорта или другие документы, удостоверяющие качество используемых материалов и оборудования;
Акты освидетельствования скрытых работ (за 3 рабочих дня до начала приемки скрытых работ письменно информировать Заказчика и специалиста технического надзора для выезда на освидетельствование);
Фотофиксацию (до ремонта, в процессе ремонта, после ремонта), выполненную с измерительными инструментами;
По окончании пусконаладочных работ необходимо предоставить технический отчет.
Сообщать Заказчику и специалисту технического надзора об обстоятельствах, которые мешают выполнению работ.
Все вопросы, возникающие при производстве работ, решать совместно с представителями заказчика и технического надзора.
Согласовать с представителем Заказчика и технического надзора используемые при производстве работ материалы, которые должны соответствовать смете, государственным стандартам и техническим условиям. На всех этапах выполнения работ должны быть предоставлены сертификаты (соответствия, пожарные, гигиенические), технические паспорта или другие документы, удостоверяющие качество используемых Подрядчиком материалов и оборудования.
По завершении работ (письменно, по электронной почте или факсу) уведомить Заказчика и специалиста технического надзора о завершении работ на объекте, при этом подготовить исполнительную (отчетную) документацию:
Опись документов, передаваемых Заказчику и специалисту технического надзора – 4 экз.,
Акт приемки выполненных работ – 4 экз.,
Акт замены объемов работ (если были изменения объемов работ относительно сметы Заказчика) – 4 экз.,
Исполнительную смету в ценах сметы Заказчика (при необходимости) – 4 экз.,
Акты по форме КС-2 и КС-3 – 4 экз.,
Счет-фактура и счет – 1 экз.,
Журнал производства работ, журнал специальных работ, журнал авторского надзора (при необходимости) – по 1 экз.,
Акты освидетельствования скрытых работ – 3 экз.,
Акты специальных работ – 3 экз.,
Фотофиксацию (до ремонта, в процессе ремонта, после ремонта), выполненную с измерительными инструментами (в электронном виде – на диске) – 1экз.
Копии сертификатов (соответствия, пожарные, гигиенические), при использовании материалов и оборудования, подлежащих сертификации – декларации о соответствии, технические паспорта или другие документы, удостоверяющие качество используемых материалов и оборудования, паспорта и инструкции заводов-изготовителей на оборудование, заверенные подписью и печатью – 1 экз.,
Исполнительные схемы сетей инженерно-технического обеспечения и систем инженерно-технического обеспечения (ЭС, ВК, ОВ и т.п.) – 2 экз.
Технический отчет о проведении пусконаладочных работ -2 экз.
Копия договора на утилизацию мусора с документами, подтверждающими перевозку строительных отходов на расстояние, указанное в сметах и КС-2 – 1 экз.
Платежный документ о возмещении затрат подрядной организацией Заказчику за пользование электроэнергией и коммунальными ресурсами – 1 экз.
Подрядчик, осуществляющий выполнение работ на объекте, обеспечивает соблюдение требований проектной документации, технических регламентов, техники безопасности в процессе указанных работ и несет ответственность за качество выполненных работ и их соответствие требованиям проектной документации (часть 3 статьи 52 ГрК РФ от 29.12.2004 № 190-ФЗ).

Читайте также Кто должен чистить газовую колонку

Примечание: Приемка работ инженером ОКРиТН СПб ГБУ «Служба заказчика Пушкинского р-на» осуществляется по предъявленному акту выполненных работ по форме КС-2 и фактически произведенными работами на объекте.

При выявленном несоответствии объемов выполненных работ предъявленным актам КС-2, а также некачественно выполненных работ, в приемке работ будет отказано.

При этом составляется акт, в котором фиксируется перечень дефектов и недоделок и сроки их устранения Подрядчиком. Подрядчик обязан устранить все обнаруженные недостатки своими силами и за свой счет в сроки, указанные в акте.

Повторная приемка объекта производится только после выполнения всех работ в полном объеме в соответствии с требованиями Контракта, после устранения всех дефектов и недостатков, после приемки исполнительной (отчетной) документации.

Скачайте документы:

(Все документы доступны в разделе документов на главной странице, либо по нижеуказанным ссылкам)

Документы для заказчика:

Бланки заявок для заказчика:

Заниматься официальными бумагами довольно хлопотно, но это поможет вам обезопасить себя от проблем в будущем. Разбираемся, какие нужны документы, если вы начинаете ремонт.

Пакет документов для ремонта

Проектная документация

С чего обычно начинаются ремонтно-строительные работы? С выбора готового или разработки индивидуального проекта. Любой проект предусматривает чертежи и документы, относящиеся к подбору строительных и отделочных материалов (например, карты с образцами обоев, выкрасками, фрагментами линолеума ит.д.), подготовку схемы коммуникаций. Если заказана визуализация проекта, ее тоже включают.

Заказать составление проектной документации можно в архитектурно-строительных организациях. Типовой проект дешевле, индивидуальный — дороже.

Проект — это первоначальный документ, предопределяющий все остальные работы, поэтому к нему надо отнестись как можно более внимательно. Каждая часть проекта должна быть подписана и проектировщиком, и подрядчиком, и заказчиком. При этом подпись любой из сторон означает, что всем понятно, какие действия предполагается провести и какие материалы использовать. Проектная документация служит гарантией спокойствия и для исполнителя. Например, если дизайнер по просьбе заказчика написал, что стены должны быть терракотовыми, то требовать другой цветовой гаммы от подрядчика невозможно. Если в проект вносят какие-либо изменения, например, надо менять колеровку краски, их в обязательном порядке надо согласовать с заказчиком.

Смета

На основе проекта составляют смету. Лучше доверить это профессионалам, как и подготовку самого проекта.

Смета — документ, определяющий общую сумму затрат на ремонт или строительство и составляемый по статьям расходов (демонтажные, строительные работы, техника и т.д.)

Смету составляют на основе прейскуранта на услуги и работы, производимые выбранным подрядчиком. Сметы на расходные и отделочные материалы, на элементы декора и оформления — на основании средних цен, полученных по итогам исследования рынка.

Если заказчик внимательно относится к оформлению проекта и составлению сметы, он и контролирует ход ремонта.

Расчет сметы могут выполнить авторы проекта или подрядчики, а проанализировать ее должен сам заказчик. О пасность для заказчика заключается в том, что дополнительные траты потребуются уже в ходе ремонта или строительства, когда не будет возможности пересмотреть смету. Если по каким-то причинам не включены какие-то пункты, необходимо внести коррективы. В противном случае вы не сможете заставить подрядчика выполнить их или закупить необходимые материалы. Тем не менее опытные подрядчики всегда оставляют небольшой люфт на случай возможного роста цен или дополнительных задач, которые могут потребоваться.

Калькуляция расходов на ремонт помогает избежать ненужных затрат и сберечь не только деньги, но и собственные силы, время и нервы. Проверьте, включили ли в смету стоимость вывоза строительного мусора или уборки прилегающей территории, если это может понадобиться.

Грамотно оформленная исполнительная документация не только определяет качество ремонта или строительства, но и служит своеобразной медкартой объекта: в нее вносят рекомендации по дальнейшей эксплуатации, косметическому или капитальному ремонту, а также реконструкции.

Составленную смету подписывают исполнитель (сметчик), подрядчик и заказчик. Первый отвечает за содержание сметы и возможные ошибки или неточности; второй своей подписью подтверждает осведомленность о том, что и в пределах какой суммы должно быть закуплено или какова стоимость работ; третий, поставив под документом собственную фамилию, заверяет, что информирован о цене ремонта и стройматериалов.

Исполнительная документация

Договор подряда

Итак, проект и смета готовы. Далее следует определиться с подрядной организацией (если вы не сделали это на этапе составления проекта) и заключить договор.

В договоре обязательно закрепляют:

перечень работ
время их начала и окончания
размер оплаты
координаты сторон
описание квартиры.

Необходимо предусмотреть порядок сдачи-приемки и назвать гарантийный срок. Он не может быть меньше того, который определяется на основании законодательства; при этом предельный срок обнаружения недостатков в соответствии с пп. 2 и 4 ст. 724 Гражданского кодекса РФ составляет 2 года. В качестве приложений оформляют проектно-техническую (дизайн-проект, чертежи) и сметную документацию, а также планы-графики оплаты и их приемки.

Эти документы помогут вам при следующем ремонте, перепланировке или новом строительстве. В них вы найдете ответы на ряд вопросов: какие материалы лучше использовать, какие скрытые работы были проведены при предыдущем ремонте, можно ли возвести еще один этаж или сделать пристройку.

А если отклеились обои, потекли батареи, прорвало замененные при ремонте трубы или задымила печь в построенном доме, найти виновного (и самое главное — материально ответственного за причиненные убытки) помогут те же приложения к договору.

Читайте также Доплата за категорию медработникам

Техническая документация

Исполнительная техническая документация включает текстовые и графические документы. В них описывают процесс и условия производства строительно-монтажных или ремонтных работ, техническое состояние объекта. Основное назначение этой документации — зафиксировать исполнение проектных решений и фактическое положение, чтобы в дальнейшем с меньшими затратами осуществлять эксплуатацию и ремонт.

Практика показывает, что наличие грамотных исполнительных чертежей позволяет сэкономить до трети стоимости ремонта или строительства, особенно при обустройстве инженерных сетей.

Существует два вида исполнительной технической документации: первичные документы о соответствии и собственно исполнительная документация (исполнительные чертежи).

Первичные документы о соответствии оформляет генеральный подрядчик в процессе строительства. В них фиксируют выполнение строительно-монтажных работ и техническое состояние объекта. Содержание этих документов контролирует заказчик.

В состав первичных документов о соответствии входят:

акты промежуточной приемки так называемых ответственных конструкций и скрытых работ,
акты испытаний,
документы лабораторного контроля,
сертификаты,
результаты исполнительных геодезических съемок,
журналы работ.

Второй вид исполнительной документации — это комплект рабочих чертежей с надписями на полях о соответствии выполненных в действительности работ данным чертежам или о внесенных в них по согласованию с проектировщиком изменениях, которые сделаны людьми, ответственными за производство строительно-монтажных работ (в соответствии со СНиП 3.01.04-87). Чертежи позволяют наглядно показать ход и результаты.

Документация бывает проектно-сметной (смета на отделку, расходные и отделочные материалы, а также проектно-техническое задание и дизайн-проект интерьера) и договорной (план-график финансирования, план-график производства этапов работ, договор подряда, акт сдачи-приемки. Исполнительные чертежи выполняют в шести экземплярах: по одному передают заказчику и подрядчику, а также направляют в органы государственного строительного надзора и жилищную инспекцию; два — в эксплуатационную организацию. Подготовить исполнительную документацию можно и в бумажном, и в электронном виде.

Техническую документацию предъявляет исполнитель при приемке работ и сдаче объекта в эксплуатацию. Отсутствие утвержденной технической документации в некоторых случаях вызывает споры о сметной стоимости выполняемых строительных работ.

Обратите внимание, что исполнительная документация, в которой указаны индивидуальные особенности результата строительных работ, — это самостоятельная существенная часть договора. В ст. 743 Гражданского кодекса России закреплена обязанность подрядчика выполнять строительные работы только при наличии согласованной технической документации.

Документы для приемки работ

Особого внимания потребуют от вас подготовительные работы, результаты которых затем будут скрыты. На каждый из этих видов работ необходимо составить акт приемки. Подпись представителя подрядчика станет своего рода страховкой на случай аварийной ситуации в отремонтированном жилище. Возможно, в некоторых ситуациях придется привлекать специалиста: скажем, принимая работы по организации электроснабжения, можно пригласить штатного электрика из управляющей компании.

Проводя приемку, вы имеете полное право пользоваться строительными инструментами (например, уровнем или отвесом), иначе не удастся проверить, насколько ровными сделаны стены и прямыми — углы.

Чтобы организовать полный контроль, неплохо было бы каждый день наведываться на объект, но это не всегда возможно. Поможет журнал производства: бригадир должен вести его каждый день, и тогда вы будете в курсе всего происходящего. Требуйте, чтобы бригадир ежедневно давал вам отчет о ходе действий (допустим, по телефону). Если возникают какие-то отступления от графика, в журнале производства необходимо зафиксировать их причины. Например, задержка поставки стройматериалов может быть вполне уважительной причиной. А если один из членов бригады не вышел на смену, это, скорее всего, должно повлечь за собой штрафные санкции. По окончании всех работ составляют общий акт сдачи-приемки. Принимать работы лучше всего в помещении, из которого вывезены мусор, инструменты и оборудование строителей. При сдаче обязаны присутствовать непосредственный исполнитель и прораб (или инженер, руководивший процессом, или представитель строительной организации, курирующий ваш ремонт). Их подписи должны стоять на акте сдачи-приемки работ. Кроме того, если вы привлекали дизайнера к разработке проекта, желательно, чтобы и он присутствовал на приемке.

Если у вас возникли замечания, они должны быть зафиксированы письменно. По результатам первичной сдачи-приемки работ составляют дефектную ведомость (ее подписывают заказчик и подрядчик). На основании этого документа разрабатывают график исправления устранимых ошибок и недочетов, а также определяют размер и сроки компенсации дефектов, которые невозможно ликвидировать.

Кроме акта сдачи-приемки работ составляют акт выверки взаиморасчетов. В нем указывают фактически выполненные объемы работ, затраты на материалы и другие расходы. Если после сдачи-приемки возникла необходимость проведения каких-либо дополнительных мероприятий, они должны быть включены в акт выверки.

Окончательно принимать работы и рассчитываться с бригадой целесообразнее не сразу, а через пару дней после окончания ремонта — это позволит вам лучше рассмотреть результаты труда. Не стесняйтесь задавать любые вопросы, которые возникают в процессе, — подобное любопытство может в дальнейшем уберечь вас от различных проблем. После приемки работ у вас должны быть оформлены две группы документов.

Комплект документов после приемки

перечень организаций и ответственных лиц, участвующих в строительстве (его оформляет подрядчик в процессе строительства с указанием субподрядных организаций и выполненных ими работ, а также ответственных за производство лиц и контактной информации);
допускные документы участников строительства — разрешительная документация (копии приказов о распределении ответственности по следующим разделам: организация работ, строительный и геодезический контроль, охрана труда;
копии свидетельств о периодической аттестации руководителей и специалистов, копии удостоверений работников сварочного производства, копии свидетельств о допуске к работам строительно-ремонтной организации, копии допусков к работам СРО (лицензий) и пр.);
общий журнал работ.

Вторую группу документов комплектуют в соответствии с разделами рабочего проекта. В нее входят исполнительные чертежи и исполнительная документация с отметками «Как сделано».

Составляем договор подряда на работы иждивением подрядчика

Если в договоре подряда нет прямого указания на то, что работы подлежат выполнению из материалов заказчика, то при их исполнении должны быть использованы материалы самого подрядчика (п. 1 ст. 704 Гражданского кодекса РФ).

Читайте также Как вернуть деньги с emex на карту

Определяя предмет договора, стороны должны указать:

обязательство подрядчика выполнить конкретные работы (их перечень и характеристики могут быть указаны, например, в приложении к договору или иными способами) из материалов заказчика;
обязательство заказчика предоставить подрядчику материалы для выполнения последним указанных работ (виды, качество и количество материалов также надлежит зафиксировать в приложении к договору, если стороны не установят другой способ их определения).

Например, в договор подряда на работы из материалов заказчика включается условие о том, что такие материалы предоставляются на т. н. давальческих началах, т. е. подрядчик не оплачивает их стоимость и несет обязательство по полному возвращению переработанных (обработанных) материалов, сдаче выполненных работ и изготовленной продукции (п. 156 Методических указаний. утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н). Предоставляемые заказчиком материалы в собственность подрядчика не передаются.

Эта договорная конструкция не является единственно возможной. Так, можно заключить не один смешанный договор, о котором мы говорили выше, а два отдельных — на выполнение работ и поставку материалов. При этом поставщиком может выступить как заказчик (после передачи материалов по договору поставки подрядчику последний станет их собственником), так и подрядчик (право собственности на материал перейдет к заказчику после продажи ему материалов).

Подрядчик получает материалы у заказчика: какие еще документы будут нужны

Если подрядчик выполняет работы из материалов заказчика, помимо договора сторонам договора подряда надлежит оформить следующую документацию в зависимости от этапа исполнения работ:

Акт приема-передачи материалов. Если стороны составили смешанный договор, предусматривающий передачу материалов заказчиком подрядчику на давальческих началах, то передача происходит на безвозмездной основе (см. решение АС Воронежской обл. от 29.12.2015 по делу № А14-4755/2015) и для ее подтверждения надлежит оформить акт приема-передачи, подписанный обеими сторонами. Помимо этого, следует составить товарные накладные на отпуск материалов на сторону. Такая накладная может быть оформлена произвольно с указанием всех значимых атрибутов или на основе унифицированной формы первичных учетных документов М-15. Составление данных документов рекомендуется, а если факт передачи материалов согласно договору подтверждается только при наличии этих двух документов одновременно, то оформить их нужно обязательно — во избежание возможных споров.
Приходный ордер по форме М-4. Данный документ оформляется подрядчиком уже после получения материалов от заказчика, если такие давальческие материалы надлежит распределить по складам, объектам или исполнителям.
Акт выполненных работ. Этот документ составляется подрядчиком, подписывается обеими сторонами договора подряда уже в момент приема-сдачи выполненных работ. Форма может быть свободной, хотя за основу можно взять подходящую унифицированную форму (например, КС-2 — для строительно-монтажных работ и т. п.).

Данный перечень документации, оформляемой при выполнении работ из материалов заказчика, может быть расширен по договоренности сторон. Например, в отношении строительно-монтажных работ может быть заполнен общий журнал работ по форме КС-6 и т. п.

Возврат оставшихся материалов

После завершения работ и их приемки подрядчик обязан осуществить возврат заказчику сохранившихся материалов или с согласия заказчика оставить неизрасходованные материалы себе, но уменьшить общую цену работ на стоимость этих материалов (п. 1 ст. 713 ГК РФ).

Для учета стоимости работ и объема и стоимости израсходованных материалов подрядчику надлежит оформлять следующие документы:

Справку о стоимости исполненных работ по форме КС-3. Такая справка составляется на основе акта приема-сдачи исполненных работ. Как разъяснил Минфин России в своем письме от 06.02.2015 № 07-01-12/4833, эта справка должна заполняться по унифицированной форме.
Отчет о фактическом использовании материалов. Унифицированной формы такого документа нет. В нем надлежит отразить наименование и количество полученного от заказчика материала, а также наименование и количество по факту израсходованных материалов.

При составлении отчета надлежит руководствоваться общими требованиями к оформлению первичной бухгалтерской документации (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Периодичность составления промежуточных отчетов определяется соглашением сторон, итоговый отчет составляется по фату исполнения работ. Содержащиеся в нем данные в дальнейшем будут использованы при определении итоговой стоимости работ.

При возврате неиспользованных материалов оформляется акт приема-передачи таких материалов по правилам оформления первичной документации. Кроме того, рекомендуется также оформить накладную по форме М-15. Порядок подтверждения факта как приема, так и передачи материалов следует закрепить в договоре, указав, какими именно документами данная процедура подтверждается в рамках данной сделки.

Работы выполняются из материалов заказчика по договору бытового подряда

В рамках договора бытового подряда (как и прочих видов договоров подряда) работы могут исполняться иждивением как подрядчика, так и заказчика. Во втором случае закон регламентирует: при заключении договора стороны составляют документ, в котором отражается:

наименование;
описание;
цена материалов, передаваемых заказчиком подрядчику (ст. 734 ГК РФ).

При этом цена материалов определяется соглашением сторон и в дальнейшем при возникновении споров может быть обжалована в судебном порядке.

В остальном оформление сделки и учет передаваемых, израсходованных и возвращаемых материалов могут быть произведены с помощью документации, которую мы описали выше.

ВАЖНО! Суд не принял в качестве подтверждения объема использованных материалов и их остатков составленные в одностороннем порядке ведомости без указания видов работ, при выполнении которых данные материалы были использованы (решение АС Вологодской обл. от 06.07.2017 по делу № А13-2667/2017).

При выполнении работ из материалов заказчика необходимо указать в самом договоре подряда на это условие. Передачу материалов и их остатков между сторонами рекомендуется производить по акту приема-передачи и при оформлении накладной по форме М-15.

Перед составлением такого договора рекомендуем ознакомиться со ст. «Договор подряда на выполнение строительных работ – образец».

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Источник: lawsexpert.ru