Сальдо по кредиту 71 счета означает

Хочу продолжить рассказывать о формировании обороток по разным счетам, и сегодня на очереди оборотная ведомость по счету 71 .

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» используется практически всеми предприятиями. В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2 у данного счета есть несколько субсчетов, мы с вами рассмотрим самый первый субсчет, который тоже называется «Расчеты с подотчетными лицами». Счет является активно-пассивным. Это означает, что сальдо по счету может быть как по дебету, так и по кредиту. Дебетовое сальдо – означает дебиторскую задолженность или задолженность подотчетного лица перед предприятием. Кредитовое сальдо, наоборот, показывает кредиторскую задолженность или задолженность предприятия перед подотчетным лицом.

Сама структура счета активная. Это означает, что по дебету будет показываться увеличение задолженность подотчетного лица (в случае выдачи ему денежных авансов), а по кредиту – уменьшение задолженности (при представлении документов на выданные суммы или возврате неиспользованных денежных средств).

Авансы подотчетному лицу могут выдаваться из кассы или с расчетного счета.

Для того, чтобы отчитаться по выданным денежным средствам работник представляет авансовый отчет. Более подробно о формировании авансового отчета в 1С можно почитать тут.

Рассмотрим, как формируется оборотная ведомость по счету 71 в 1С. В нашем примере у нас будет два подотчетных лица: Петров Петр Петрович и Иванов Иван Иванович. Петрову были выданы деньги из кассы расходным кассовым ордером на сумму 1 000 рублей на хозяйственные расходы. Иванову 10 000 рублей с расчетного счета на командировочные расходы.

Далее Петров представил авансовый отчет на сумму 900 рублей, а Иванов на сумму 11 800 рублей.

Оборотная ведомость по счету 71 формируется из меню «Отчеты» в верхней части программы. Нужно выбрать «Оборотная ведомость по счету». Также ее можно сделать через закладку «Касса». В правой нижней части этой закладки под названием «Отчеты», самый последний пункт – это ОСВ по счету 71.

Какой вывод мы можем сделать из данного регистра? Обороты по дебету счета формы оборотная ведомость по счету 71 показывают денежные средства, которые были выданы подотчетным лицам и, соответственно, увеличение их задолженности перед предприятием. По кредиту счета мы видим те суммы, по которым подотчетные лица представили авансовые отчеты и уменьшили свою задолженность перед предприятием.

Далее рассмотрим сальдо на конец периода. По работнику Иванову сальдо составляет 1 800 руб. по кредиту. Это означает, что Иванов потратил больше денежных средств, чем ему было выдано (11 800 рублей, вместо 10 000 рублей). Поэтому предприятие должно Иванову 1 800 рублей.

По работнику Петрову сальдо на конец месяца по дебету. Это означает, что Петров должен предприятию 100 рублей, так как ему было выдано 1 000 рублей, а авансовый отчет был представлен только на сумму 900 рублей.

Если посмотреть общее сальдо в регистре оборотная ведомость по счету 71, оно составляет 1 700 рублей по кредиту, и это задолженность предприятия перед подотчетными лицами.

Делитесь видео в социальных сетях, задавайте вопросы в комментариях и подписывайтесь на мой Инстаграм

Если вам необходимо индивидуальное обучение, консультации и другие услуги по работе с 1С, загляните в раздел «Консультации»

Что отражать на счете 71

Приказом Минфина РФ № 94н утверждено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для отражения операций по выдаче и возврату подотчетных сумм.

Что такое подотчет? Это определенная сумма денежных средств организации, которая передается работнику на конкретные цели. Причем назначение расходов и срок подотчета строго ограничены. По истечению отведенного времени подчиненный должен предоставить отчет о произведенных расходах. Простыми словами, деньги выдаются авансом, но с условием, что работник предоставит отчет — в этом суть подотчета.

Например, секретарю компании выдали из кассы 100 рублей подотчет на покупку конверта и отправку письма. Когда подотчетный работник отправит письмо, на почте ему выдадут квитанцию или чек. Именно эти платежные документы секретарь приложит к отчету, чем подтвердит факт целевого израсходования средств.

На какие цели можно выдать подотчет:

Аванс по командировочным расходам. Актуально, когда работника направляют в служебную поездку. В состав командировочных входит оплата проживания и проезда, суточные и иные траты в пути.
Расходы на хозяйственные нужды компании. Деньги могут быть выданы на любые цели, начиная с покупки лампочки в подсобку, заканчивая строительными материалами для капитального ремонта.
Расчеты с контрагентами. Например, выдача денег подотчет для оплаты услуг сторонних организаций. Операция используется все реже, так как безналичный расчет гораздо удобнее.
Иные цели, закрепленные решением руководства компании. Директор вправе распорядиться выдать подотчет на любые цели. Например на покупку техники, исключительных прав, программных продуктов и прочего.

Читайте также Письмо о завершении работ образец

Правила выдачи денег подотчет

Организация обязана самостоятельно разработать и утвердить порядок расчетов с подотчетными лицами. Например, обозначив единые положения в приложении к учетной политике. Лимиты и нормативы компания рассчитывает в индивидуальном порядке.

Ключевые требования к ведению расчетов с подотчетными лицами:

Деньги можно выдать только работнику компании. То есть подотчетные лица (счет 71 используется только в этом случае) должны быть определены отдельным приказом руководителя.
Средства могут передаваться наличными из кассы либо безналичным перечислением. Какой именно способ будет использоваться в расчетах с подотчетными лицами, закрепите в учетной политике.
Максимальная сумма к выдаче в подотчет может быть закреплена отдельным приказом руководства.
Лимиты по командировочным расходам в подотчет в части суточных рекомендовано утвердить отдельно.
Срок предоставления отчета по подотчетным деньгам также закрепите в положении или в учетной политике.
Все расчеты с подотчетными лицами (счет 71) должны быть подтверждены документально. Для этого к отчету прикладываются чеки, накладные, билеты, квитанции и прочая документация.

Деньги выдаются на основании письменного заявления работника либо по приказу начальства. Получатель обязан расписаться в расходном кассовом ордере, если средства выдаются наличными из кассы. Совершая закупки или находясь в командировке, подотчетный сотрудник должен сохранять все квитанции и чеки, чтобы отчитаться за полученный аванс. По возвращении из поездки либо по окончании закупки подчиненный составляет авансовый отчет. К отчету прикладываются подтверждающие документы. Срок составления отчета по подотчетным деньгам — 3 дня.

Характеристика счета 71

71 счет бухгалтерского учета считается активно-пассивным счетом. Это значит, что остатки бухсчета могут иметь как дебетовый, так и кредитовый остаток на конец отчетного периода. Это значит, что на конец месяца долг может числиться за работником. Например, подчиненный только получил аванс и еще не успел отчитаться.

Также задолженность может числиться и за компанией. Например, если работник потратил собственные средства на обеспечение хозяйственных нужд или в командировке. Перерасход отражается в учете уже после того, как сотрудник предоставил авансовый отчет и подтвердил свои издержки документально.

Дебет и кредит счета 71: что отражать

Что отражаем по дебету счета 71

Что указываем в кредите бухсчета 71

71 счет по дебету — это та сумма, которая была предоставлена работнику компании авансом на конкретные расходы. То есть это деньги, которые сотрудник получил в подотчет.

Например, кассир выдает наличные из кассы. Остаток по счету 50 «Касса» уменьшается — отражается оборот ко кредиту сч. 50. И одновременно отражается дебетовый оборот по сч. 71 — работник получил подотчетные средства.

До того как подчиненный предоставит авансовый отчет, за ним будет числиться аванс — дебетовый остаток по сч. 71.

Либо дебетовый остаток образуется, если сотрудник отчитался на меньшую сумму, чем получил аванс. Остаток следует вернуть в кассу организации.

В кредите счета отражаем расходы подотчетного лица, подтвержденные документально. То есть работник сдал авансовый отчет, а руководитель его проверил и утвердил.

Затем бухгалтер принимает операции к учету — начисляет расходы по отчету. Расходование средств отражается по кредиту бухсчета 71. Одновременно уменьшается и дебетовый остаток по счету.

Итогом операции может стать остаток по кредиту, если подотчетный работник потратил свои деньги на расходы компании. Этот долг компания обязана погасить. То есть выплатить сумму кредитового остатка подотчетному лицу.

Бухгалтерские проводки по счету 71

Разберем, как правильно составлять проводки по 71 счету. Приведем типовые операции, корреспонденцию счетов. Обозначим, какие документы оформить при проведении операции.

Ведя свою хозяйственную деятельность, субъект бизнеса с партнерами и другими лицами может взаимодействовать через своих работников. При этом представляя интересы своего нанимателя они могут нести расходы, на которые руководство компании им выделяет деньги в подотчет. Для учета расчетов с подотчетными лицами субъект бизнеса должен использовать счет 71 в бухгалтерском учете.

Счет 71 в бухгалтерском учете: для чего применяется

На предприятии приказом руководителя вводится перечень подотчетных лиц, которым на установленные цели могут выдаваться деньги. Так как обязательно после того, как будут осуществлены мероприятия, на которые работникам выделялись деньги, требуется представление в бухгалтерию отчета с приложением к нему подтверждающих расход документов, то эти лица являются подотчетными.

Читайте также Трубы марки Корсис

Читайте также Школа мичманов в санкт петербурге

Действующие правила расчетов с подотчетниками регулируются порядком ведения кассовых операций. Помимо сотрудников компании подотчетными лицами могут выступать и привлекаемые по договорам подряда граждане.

План счетов бухгалтерского учета предусматривает, что для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать счет 71.

На нем отражается информация о возникновении задолженности работника перед организацией по выданным ему суммам, а также погашение ее путем представления расходов по авансовому отчету.

Здесь же отражается и задолженность компании перед подотчетным лицом, если он произвел расходование собственных средств в производственных целей. По приказу руководителя она возмещается в утвержденной размере при принятии авансового отчета.

Подотчетные суммы должны выдаваться только на установленные в приказе цели и за них сотрудник должен отчитаться в определенные сроки или вернуть деньги. ИФНС при проверках могут выявить данные случаи и доначислить налоги и штрафы.

Для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать журнал ордер №7, в котором отражаются в течение месяца все производимые подотчетным лицом расходы, выдача в подотчет сумм и т.д.

Характеристика счета

Синтетический учет расчетов с лицами, которым выданы подотчетные суммы, организуется на счете 71. Чтобы ответить какой это счет – активный или пассивный, нужно помнить что его сальдо может располагаться как по дебету счета так и по кредиту. Таким образом счет 71 – это активно-пассивный счет, имеющий двойное сальдо.

Остаток на начало периода по дебету счета отражает задолженность подотчетных лиц компании по выданным им на установленные цели деньги. Остаток по кредиту счета фиксирует задолженность компании работнику по осуществленным им за счет собственных средств расходов в интересах организации.

По дебету счета 71 отражается выдача в подотчет денег на установленные предприятием цели или возмещение работнику утвержденных руководством расходов, которые ранее были произведены за его счет.

По кредиту счета отражаются утвержденные расходы подотчетного лица, которые приняты руководством, а также возврат неизрасходованных средств в кассу или удержание их из зарплаты подотчетного лица, если им представлено заявление о данном способе погашение возникшей задолженности.

Для определения конечного сальдо необходимо использовать следующий алгоритм:

Если начальное сальдо по счету 71 находится в дебете, то к нему нужно прибавить дебетовый оборот по счет и вычесть суммы за выбранный период по кредиту. Если получится положительное значение, то сальдо на конец будет дебетовое. В противном случае он отражается по кредиту счета.
Если начальное сальдо по счету 71 располагается в кредите счета, то к нему следует прибавить оборот по кредиту счета и вычесть общую сумму движения по дебету счета за рассматриваемый период. В случае если итоговое значение будет больше нуля, то его нужно отражать по кредиту счета. Отрицательная сумма подлежит отражению по дебету счета.

Субсчета

Построение аналитического учета по счету производится в разрезе каждого выданного подотчета.

Также счет 71 может иметь следующие субсчета:

Расчеты с подотчетными лицами в рублях.
Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте.

В соответствии с учетной политикой организации, к счету 71 открываются субсчета по каждому подотчетному лицу отдельно.

Корреспонденция

Счет 71 может участвовать в проводках со многими счетами.

По дебету счета 71 он может корреспондировать в кредит счетов:

Счет 50 — при выдаче из кассы подотчетных сумм;
Счет 51 — при перечислении подотчетных сумм с расчетного счета на карту;
Счет 52 — при выдаче подотчетных сумм в валюте (например, при загранкомандировке);
Счет 55 — при выдаче подотчет со спецсчетов;
Счет 76 — при выдаче денег подотчет по банковскому реестру;
Счет 79 — при выдаче подотчет за счет средств филиала, обособленного подразделения;
Счет 91 — при списании курсовых разниц, если выдача средств была произведена в валюте.

По кредиту счета он может вступать в проводки с дебетом следующих счетов:

Счет 07 — при оприходовании оборудования для дальнейшего монтажа, купленного через подотчетные суммы;
Счет 08 — при отражении затрат (командировок, прочих затрат), связанных с приобретением объектов внеоборотных активов;
Счет 10 — при приобретении материалов при помощи подотчетных сумм;
Счет 11 — при приобретении животных для откорма при помощи подотчетных сумм;
Счет 15 — при приобретении материалов, если в учетной политике закреплено ведение учета при помощи счета 15;
Счет 20 — при списании подотчетных сумм на основное производство;
Счет 23 – при списании подотчетных сумм на вспомогательное производство;
Счет 25 – при списании подотчетных сумм на общепроизводственные расходы;
Счет 26 – при списании подотчетных сумм на административные расходы;
Счет 28 – при списании подотчетных сумм на исправление ранее допущенного брака;
Счет 29 – при списании подотчетных сумм на затраты обслуживающих и подсобных хозяйств;
Счет 41 — при отражении приобретения товаров через подотчет;
Счет 44 – при списании подотчетных сумм на затраты на продажу продукции;
Счет 45 – при списании подотчетных сумм на приобретение товаров, которые еще не поступили в организацию;
Счет 50 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм в кассу;
Счет 51 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на расчетный счет;
Счет 52 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на валютный счет;
Счет 55 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на спецсчет в банке;
Счет 70 — при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (однократное удержание);
Счет 73 – при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (многократное удержание);
Счет 76 — при закрытии задолженности перед поставщиком по уже ранее списанной работе, услуге;
Счет 79 — при передаче задолженности между филиалами и головными организациями;
Счет 91 — при отражении недостачи в приобретенных материалах в пределах естественной убыли, при отражении курсовых разниц при выдаче подотчет в валюте;
Счет 94 — при отражении недостачи, если расходование подотчетной суммы не подтверждено документами и она не возвращена в кассу;
Счет 97 — при отражении подотчетных затрат, которые будут списаны в будущих периодах;
Счет 99 — при списании подотчетных средств на ликвидацию чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий.

Читайте также Договор по гособоронзаказу образец

Порядок выдачи денег в подотчет

Выдача средств подотчет работнику может быть осуществлена несколькими путями.

Самым простым и распространенным способом является выдача денег из кассы. При этом кассир в момент выдачи оформляет операцию расходным кассовым ордером.

До середины 2017 года при выдаче денег подотчет в обязательном порядке работник должен быть оформить заявление о выдаче суммы. Это должен был делать любой сотрудник организации, включая директора. Заявления разрешено было не оформлять при возмещении излишнего подотчета и выдаче суточных на командировку.

С 2017 года в данную процедуру были внесены изменения. Компания может продолжать использовать заявления, либо оформить приказ руководителя, в котором будет указаны Ф.И.О. подотчетников, суммы и сроки отчета по полученным средствам.

Заявление для директора должно отличаться от бланков простых работников — в нем он не просит выдать ему подотчет, а дает распоряжение выполнить данное действие.

Последние поправки к порядку кассовых операций разрешают выдавать подотчет новую сумму, если работник по старой еще не отчитался. Ранее такой шаг был запрещен.

Помимо наличных средств, выдавать подотчет можно также путем перечисления с расчетного счета на карточку работника. Для такого шага он оформляет заявление, и включает в него банковские реквизиты для выполнения платежа.

В случае, если заявление оформлено не будет, то налоговый орган при проверке решит, что было выполнено перечисление доходы (зарплаты), и доначислит на сумму налог НДФЛ. Также в платежном поручении нужно указывать, что производится именно выдача подотчет.

Если выдача произведена на карту, то в качестве подтверждающего документа работник может приложить чек из терминала, банкомата, банковскую выписку и аналогичные бланки. В случае, если работник находится в командировке и ему перечисляется дополнительная сумма суточных, то оформлять еще одно заявление не нужно. Но отчитаться по всем суммам нужно будет одновременно.

На какие расходы можно выдавать деньги

Законодательная база содержит указания, на какие цели можно выдавать подотчетные суммы, к ним относятся:

Оплата служебных командировок и аналогичных поездок;
Оплата за услуги или работы;
Покупка материалов и товаров;
Совершение представительских расходов;
Другие аналогичные расходы.

Организация может закрепить направления, на которые подотчетные лица имеют право тратить выданные им суммы при помощи издания Положения о подотчете.

Важно! Закон запрещает выдавать средства подотчет для приобретения объектов основных средств. Также подотчетными суммами нельзя совершать единовременные сделки с организациями и предпринимателями, размер которых превышает 100 тысяч рублей.